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一张最有效率的图[Most Efficiency Map]

人类对效率的追求是自身发展的动力来源。然而,在信息化的今天,信息工作者们提供给了我们太多的选择空间,这里包括了令郎满目的各种数据资料,包括了各种方便的工作软件和平台,甚至包括了各种问题的解决方案。我们常常醉心于工具本身,忘了从哪里出发,更忘了要到那里去。然而,一味的从开始没有准备,就向目的地奔跑也是一个不划算的选择,有时候,磨刀了反而能更快的砍树,这其中的平衡恰是我们人类的智慧才能解决的问题。

本系列的题目是:你要的难倒不是效率?对,其实,你要的真不是效率!你要的应该是效率最终指向的那个目标,也许是写一篇好的论文,也许是解决一个棘手的问题,也许是让自己在人生的道路上开悟的更多一些。这一切才是对追求效率的最高敬意。

我们的系列文章无法穷其所有方法或者技巧,其中难免有闪漏或者争议之处,但是,这些方法中包含的对时间、数据、工具、方案、智慧的理解是一切二次创造的力量来源。希望下面的图能启迪大家,也能让你的生命更加有效率,也希望这些效率能转化出更多的力量伴你走向那个目标。

更欢迎所有对此类问题的思考者们,与我交流:Jory's 新浪微博。另外,下面的图点击可以放大。

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Tags: 效率

找到一个软件格式顾问[Find a Format Software Consultant]

找到一个软件格式顾问[Find a Format Software Consultant],效率,软件使用

虽然对于电脑的各种应用,大家都逐步的找到了自己的感觉。但是在实际的工作和生活中,有太多的电脑技巧和电脑应用需要我们不断地了解。因此,一个好的软件顾问就应该成为我们生活中的重要意见咨询者。而如何成为别人的顾问,除了积累各种软件的使用,实在没有什么别的好方法。不过,即使是寻找顾问,我们还是需要把常见的一些软件格式分类和可能用到的技巧加以整理。

一、声频之间的转换

最近遇到的一个问题是Mac的Word录音后提取的问题,后来,找到了Iroul,他又帮我找到一个朋友开发了一个定制软件。实现了这样的一个功能。

不过,对于各类声音软件之间的转换、编辑、调整也是一套非常麻烦的过程。有几个软件还是需要知道的:FormatFactory、Adobe Audition(以前的CoolEdit)等,此外各个格式之间的关系也应该简单知道一下。这样不会被某种格式所困惑。

二、视频之间的转换

相比声频的转化,视频的转化复杂性要高很多。这是由于封装方式的不同,例如:avi、mkv等格式都是类似一个盒子一样的容器,把声频、视频、字幕等装在这个盒子里面。而rmvb、rm等流媒体格式则是高压缩的方式进行的储存。彼此之间的的转换也因此而难度不同。

三、office系列之间的转换

office软件之间的转换是很多办公室用户常用的软件,其实这之间最常用的是其他各类格式转化成PDF。其实在office07平台下安装一个插件就可以[下载]。未来的office2010融入了更多的转换插件,其他各类格式之间的转化都有相应的软件,而且通常这种转换都是双向进行的,从甲到乙,一般都能再从乙回到甲。

四、其他的软件格式

说了音频、视频之外,还有很多不常见的格式之间需要更多的转换,当然这些之间的关系也更显得小众一些。不再一一赘述。

五、总结

其实软件格式之间的转换,类似各个国家货币的转换一样。本来都是为了实现一样的功能,由于版权、利益等各种因素的内在需求造成了各种各样的分类。所以,在实际的生活中,我们需要更多的了解一些彼此的特点和功能,不被格式在不同场合的使用所累。

Tags: 效率, 软件使用

用好备份的工具[Make Good Use of the Tools in Recovery]

用好备份的工具[Make Good Use of the Tools in Recovery],容灾备份,效率

前面的章节讨论了容灾备份和容错备份。那么,如何将两个要点用好在我们的实际电脑操作中呢,如何做好备份减少我们由于数据备份而带来的数据安全隐患呢?

为了不为打翻的牛奶哭啼,一定要有一些不打翻牛奶的具体的办法和措施。另外,由于容灾和容错其实没有特别深层的矛盾,所以,我会将各种实际用到的方法统一讲述。养成了这样的习惯,就为未来播下一颗安全的种子。

第一招.用好其他的移动存储设备

我的朋友大伟,他的硬盘里面有经典电影、英语学习、各类音乐、公司重要资料、零散的一些视频教程、和客户的合同、产品介绍DV等等。按照我的建议,重要的东西要备份,这可把他难住了,是每一个拷贝一份从D盘到别的什么盘就完成任务了吗?似乎备份还需要些别的办法。

单独依靠一个电脑D盘到F盘的备份,还是稍显单薄。所以,一定要有几个外部的备份设备,例如:U盘、2.5寸移动银盘、3.5寸移动硬盘。他们会用来分别备份不同类型的数据。

优盘:比如一个4G的优盘,就应该承担起重要轻量级数据和常更新数据的备份工作,这边电脑刚刚做完一个重要文档,就及时给优盘里面备份一个,优盘的特点就是移动性好,缺点是容量有限。所以就让他来承担一些对移动性要求高、对安全性要求也高的数据。

2.5寸硬盘:摩尔定律告诉我们,每18个月IT产品的特性就翻一倍,到了今天,我们的硬盘已经发展到了TB时代,产生了各种各样的硬盘技术。从尺寸来说,2.5寸硬盘以其适度的容量和不需要外部电源扩充的特性满足了我们对移动性要求次要一些的数据备份。例如公司的DV,客户的大型视频演示材料等等。

3.5寸硬盘:说到3.5寸硬盘,很多人不太熟悉,其实通俗的说,3.5寸硬盘是给台式机用的,他们也是可以外接硬盘盒子做移动硬盘的,只不过稍微大了一些,需要一个外接电源而已,但是在价格方面,优势极大。适用于全盘备份和非重要大型资料备份。

从上面的叙述,能看到不同存储设备的特点。简单的汇总如下(基于同样价格标准):

设备 容量 性价比 数据类型 备注
优盘 一般 一般 重要、移动性强、数据量小 usb供电
2.5寸移动硬盘 中等 一般 次重要、具有一定移动性、数据量中 usb供电
3.5寸移动硬盘 较高 不重要、具有少量移动性、数据量大 交流电供电

有了这些设备,就可以定期完成相应的整理备份了。

第二招.用好现代的网络资源

大伟和我有过一次关于备份的交流,他说,很多资料都比较琐碎,比如收集的很多网址、很多好看的视频地址、很多不错的博客。都靠收藏夹的备份,寻找起来也比较费力,特别是换了一个电脑,就很难办了。另外,即使想买存储设备,步入职场不久的他,还是希望能控制一下成本的。我也在想,有没有更好更经济的办法?

所幸,我们生活在一个互联网当家做主的时代。一定要用好Web工具,将数据系统备份。互联网工具的好处往往在于,它不仅能备份,还能管理好备份数据。下面详细的介绍常见的集中方法。

用电子邮件实现优盘的替代功能。邮件做备份是一个简单而行之有效的方法,只需要把重要的资料整理到一起发给自己的备份邮箱就可以了。不过这里面有几个小问题要注意一下。第一个小问题是,要把邮箱安全性掌握好,建议稳定一个邮箱,同时绑定手机等,实现数据和账户的可控。第二个小问题是,邮件的题目要取好,这样便于在邮箱里面搜索一份过去很久的邮件。第三个小问题是,由于邮件不在你的控制范围内,所以涉及到密码等重大资料的核心部分,还是用**代替一下比较好。第四个小问题是,把资料按类整理,比如某一封邮件全部是记录你银行卡卡号的,如果新增了卡,就更新这封邮件。有了这些习惯,我们的工作能成倍的提高效率。你不信?我举出几个例子。

我帮朋友买东西,他们需要给我汇款,我从邮箱中找到了我某银行的账号,剪刀+浆糊就发送给了我的朋友,既不需要掏出钱包,更不需要慢慢输入账号去核对;一寸免冠照是非常常用的,我将以前的电子底片备份在了邮箱中,某日社保需要增加照片,我从邮箱中调出来,加印几张就搞定;帮我的朋友新装了Win7操作系统,需要安装Winrar等必备软件,打开邮箱,某封邮件汇总了常见的小软件,一下子省去了再找软件等时间。等等等等……

总之,用邮箱备份只是一个习惯和方法,你可以基于这个基础上加上各种管理理念派生出各种用法。我的朋友Rolly,办了一个网站,Logo Collect图标收集网,他就很喜欢用Gmail管理自己的资料,如今他已经是Gmail用户中为数不多的把7个G空间都用满还叫苦不够用的用户。可见,邮件备份对于习惯了这样备份的用户之重要性。

用好Web在线管理软件。这种软件说来并不陌生,其实很多人都在使用了,我自己常用的有百度搜藏(Delicious更棒,但是由于是米国人的服务,不稳定)来管理我的搜藏夹;Google Reader的RSS服务来管理我的网站订阅;当当和豆瓣来管理我的书籍和想购买的书籍;我的熟悉的一些朋友们还会上财客在线和理车在线……。其实,这一切用时髦的话来说,都是SaaS的范畴,不过我们不研究理论,只是说他们能带给我们什么便捷。

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由于常常上网会发现新的网址,单靠记忆或者备份到某个优盘,似乎是不太现实的事情,因为你的记忆力不足够的好,甚至常常连优盘都忘了带。这时及时的打开百度搜藏,记录下来网页,并且按照关键词和描述分类,能将你的网址进行有效的管理。常常在查阅资料或者换了一台电脑的时候,就体现出了百度搜藏的重要性。

Google Reader的阅读器,是RSS功能提出后制作最棒的RSS产品。可能很多人不了解RSS,简单的说,其实就好像你通过邮局订阅了很多报纸,到了时间,报纸就自动送到你家门前,你打开邮箱查看就好了。他改变了互联网信息传播的方式,由以前的人来寻找信息,变成了信息向人聚拢。开始用这个产品时候,可能很多细节不太习惯,但是,随着你的阅读量增多,关注的博客、网站越多,你就会发现这种信息组织方式具有的好处,能成倍增加阅读量,缩短工作时间。

当当和豆瓣都是特别好的书籍管理平台,如果说分别有什么特点。当当的特点就是和供应商联动了,你新买的书能自动进入书架,便于管理;而豆瓣则和用户联动了,你分享的书籍可以在豆瓣中和很多有相似爱好的用户交流。

而财客在线和理车在线最大的好处就是对实际中发生的事物进行一个报表的量化分析,同时和与你相似的用户比对,从而快速的获得这个方面的经验。

第三招.支离破碎的备份

前面说的两招其实都是对整块资料的整体系统备份,其实,还有一类资料,他们的存在是支离破碎的。什么是支离破碎的资料呢?比如,你和别人交流中产生的一个灵感;比如,你走在路上看到的一个新鲜事物;比如,你辛苦做的Word文档忘了备份给停电了,等等。

由于这些备份看似非常微小,所以,我把他们统称为支离破碎的备份。下面详细的来谈谈这几种备份的方法及区别。

先来说下细微思想的备份。任何细微东西的备份,一个合适的快捷方式最重要。你可以身边备有笔记本,也可以随时保存成一条没有发布的短信。直到最近,Twitter和新浪微博客的盛行,为这种随时随地的备份提供了最方便的工具。看到新鲜的东西,想到一些有趣的话题,一个和别人交流中产生的火花都可以在最短的时间通过微博客发送到你的地盘。回头在进行相应的深入和整理。这种对思想的备份,要感谢微博客和手机绑定的出现,正如新浪微博的广告:随时随地分享新鲜事儿!

再来说下一些工作过程的细节备份,例如:用任何工具,都要有Ctrl+S的习惯,也就是随手备份的习惯。南京的顾经宇写了一本极其罗嗦的入门加进阶的Word书,其中不厌其烦的说了这个习惯。本身就反映了对备份的习惯。其实,不管是来自哪里的备份,最终都要靠细节和习惯来支持实现。

第四招.信息联动的备份

这一部分应该是针对用智能手机的用户。因为有了智能手机,PC和手机(特别是PPC)之间的联动性就大大增强。很多时候数据的同步和分享也能给用户带来很大的价值,比如及时的记录了工作,能便于写一份不错的工作汇报。也能帮助你回忆起很多历史的问题。我常用的几个方法是Outlook+Google Calendar+PPC的备份。

Outlook的日程功能我就不细细说了,有一个软件Google Calendar Sync  能够将网上网下的日程统一起来。而ActiveSyn能将Outlook和PPC手机的日程同步起来,这样就有了一个本地+网络+手机的三方备份平台。随时随地能够掌握自己的日程和安排。而最重要的是Outlook记录的日程在未来的日子能够帮助你回忆起当年的某一天是怎么度过的。

此外,很多手机的便笺功能以及录音、照相、录像等功能都是信息和数据备份的有力工具。

第五招.基于系统的一些备份

Windows XP的原本名字叫做experience,取了其中的两个单词xp。但是微软并没有改变他们喜欢将数据保存在C盘的习惯。其实,将我的文档、收藏夹等重要资料转移到别的盘是系统级备份的良好习惯。因为C盘由于装有系统,具有很多的不安全因素,具体的原因就不探讨了。不过有两个好的习惯还是应当养成的。

一个是将我的文档转移到非系统盘的磁盘,同时,有桌面工作习惯(就是把什么资料都放在桌面的习惯)的朋友应该及时注意桌面资料的备份。另一个是将一个完整的系统,干净系统整体用Ghost备份,以备某日重创后的备份恢复。这两个基于系统特点的习惯应该在日常中养成。即使今天出现了Win7,明天出现了Win8。短期看,来自系统特性的要求,这两个备份还是比不可少的。

大绝招.数据的终极杀手

上面讲了这么多种方法,说到最后,往往要亮出一些大绝招了:其实最重要的绝招就是有一颗备份的心和随手行动的习惯!备份的方法和能力我在上面的文章中已经讲的很明白了,当然其中有些谈的是思路,更多的还是具体的操作办法。

不过每个人在实际的操作中还会有不同的方法和技巧,不妨就留言共同探讨。

我也祝所有看过此文的网友数据能不再丢失,更祝大家的数据能产生深远的价值,因为单纯的备份是一种类似守财奴的行为。让他们发挥价值,才是一个效率达人应做的事情。

Tags: 容灾备份, 效率

备份玩的其实是理念[The Idea of Backup]

备份玩的其实是理念[The Idea of Backup],效率,备份

备份玩的其实是理念。

都说备份其实是一件很容易的事情,事实上也没什么难的地方,一个Ctrl+C,一个Ctrl+V,就把原有的文件变成了两份,完成了一个行为意义上的备份。但是,如果备份停留在这样的层次上,我觉得远远不够,至少难于适应当前错综复杂的国内外政治形势(夸张)。

说到备份,应该有起码的分类概念:容灾备份和容错备份!具体什么什么含义呢?且听我的故事道来。

容灾备份的故事:

我上大学的时候,隔壁专业有一位非常另类的教授,他曾经和他的师兄创办了一个成功的软件公司(今天这个公司还占据了所在市场的90%强),后由于观点不同,他愤然甩袖离场,决定到大学过不一样的生活。但是,由于他在软件方面多年的积累,有很多大大小小的私活儿便纷沓而至,其实,有了积累做点工作不是个难事儿,说白了就是天下代码一大抄,看你会抄不会抄而已。此教授就很会抄,因为他有自己的法宝——一个积累了近20年,装满了各类代码的硬盘。就这样,美好生活持续了三年。

突然,有一天,一个军用战斗机从教授的办公室头顶飞过,没有带走一篇云彩。不过似乎,却留下些什么,飞机好像和他的法宝硬盘惺惺相惜,最终发生了严重的共鸣现象。之后,法宝硬盘无论怎么读,怎么恢复,怎么花钱都无法恢复数据。该教授也由于多年的积累付诸东流,从此不再接任何此类项目。

除去为教授硬盘丢失数据感到有些悲哀,其实还有很多值得我们从间接经验的角度来借鉴。这里面,暗含了一个容灾备份的理念。

什么是容灾备份呢?就是为了防止灾难发生而进行的备份,这个灾难不仅仅是存储设备的损坏,还有可能是地震、海啸这类更高级别灾难带来的区域性破坏。举个例子:比如教授将自己的法宝硬盘备份了一份,和原盘一起放在了某地。结果该地区不幸严重地震了,那么这次备份就显得失去了意义。因为区域性重大灾难是会把一定时空内的数据都清理掉。因此,具有重大价值的数据,一定要学会多点备份,穿越时空的备份。后面的章节,我们会论述这种备份都有哪些操作方式。将大脑中的理念转化成可以操作的行为,这就是容灾备份应该考虑的问题。那么容错备份呢?我再来说一个故事。

容错备份的故事:

还是我上大学的时候,那一年恰逢毕业。同学们都在为毕业论文而与word共舞。同班一学生效率极高,很快就把毕业论文大体搞定。之后便高枕无忧,游走于网版和宿舍之间。不巧,某日考电影,空间不够,需要删除一些,他就把D盘全部删除了,用腾出的空间完成了考电影的宏伟心愿。时隔不久,当他需要对毕业论文再次修改,却发现论文就在D盘格式化时被带走了。悔恨啊……突然想起优盘还有一个备份,急忙打开查看,原来优盘备份的版本不是最新,但已是万幸,总算是万丈高楼平地起变成了万丈高楼半路修。

这个故事貌似和上一个是相似的,都是丢了数据,找不回来了。为什么这个不叫容灾备份,还叫做容错备份呢?其实,这中间最关键的一点是,容错备份的成本低,容灾备份的成本高。成本的不同,预防灾难的级别就不同。像教授那样的数据,具有很高的经济价值,值得高成本容灾备份;而我同学的数据,自然没有必要那么复杂,有个优盘及时更新就能带来很多不必要的麻烦。

其实,不管是哪种备份,最重要的是要有一颗防患于未然的心,并根据数据对你人生快乐程度的影响,做出备份方法的取舍。也许,你说你是那种潇洒的侠客,数据与我如浮云,不妨继续人生的洒脱。毕竟,你辛苦的备份,不过是为了一份愉悦的心情,或者说备份不过是避免一些可能的懊恼罢了。

两个备份的故事,希望大家能从非操作的层面,有那么一点收获!

Tags: 效率, 备份

[置顶] [合集]你要的难道不是效率?[Efficiency is not What You Need?]

对于大多数人来说,系统的、持之以恒的做一个工作本就是件难事,更不要说在工作中不断地发现问题和反思问题带来的挫败感和孤独感。这其实是一个对自己不断否定的过程。这个过程的起步本身就充满了痛苦,是一个修正心智不断挑战的过程。

从很多日常的工作入手吧,整理一下我们在工作中养成的习惯,这种习惯的养成,就是效率的来源。至少,我还觉得我在效率工作方面是有一些心得的。我给这个汇总起了个名字:你要的难道不是效率?加个副标题的话应该就是:用好软件,飞速办公。希望我们将时间的效率发挥尽美。

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Tags: 效率, it, 逍闲文化

理顺时间管理的思路[Time Management]

小伟邀请去他的部门做一个时间管理的交流。我便挖空脑袋想了很多与这个话题相关的内容,终于找到了内在的逻辑,整理成了一个PPT,将我对时间管理的理解,系统地完善了一下子。下面简单说说:

1.要有健康的世界观和人生观。在积极人生观引导下,才会有更多的目标和事情去追求。也才会遇到事物发展和事务数量的瓶颈,最终你需要有效地处理好时间和工作的安排。

2.在你分清事物重要等级的时候,要有项目全局的意识。有了全局的意识,还要有目标感,之后才能找准要害,准确地分清事物的轻重缓急。从而逐一解决。

3.养成良好的时间感,是需要和时间做朋友的。具体的方法有两种:事件记录法和事件时间记录法。当然,越精细的时间管理工作,越能培养良好的时间感。从而帮助你提升效率。

4.一切高效做事的核心,离不开执行力。而执行力最需要的是对细节的把控能力。简单地说好比篮球,你的胯下运球不标准,一定难以准确高效地和下一个动作衔接。所以,基本功和细节的完善程度是决定效率高低的根本力量。同时,也要用好现代的IT工具,提升效率。

最终,这一切的工作都将为你的战略服务,实现终极目标。下面是PPT的内容,其实就是上面这几点的进一步剖析,不过可惜,这样的图文结合也失去了很多加以点缀的案例,不过从逻辑上,还是能帮助我们再次理清其中关系。也算是一点思考的小成果,聊以安慰。

Tags: 效率, 时间管理

别告诉我你很忙[Do not Tell Me You Are Busy]

别告诉我你很忙[Do not Tell Me You Are Busy],能力,效率

最近和大L聊天,聊他的工作。他说他很忙,忙的不亦乐乎,上午要管理货物,下午还要拜会客户。总之,是没有时间来学习或者是做些为他设定的目标向前进的工作。针对他的这种情况,让我最想说的一句话,就是如果你让自己疲于奔命,还没有任何成绩的话,那么你就是在瞎忙。那么就不要说你整体很辛苦很辛苦云云,而应该深入地反思下一自己的能力。

因为,你这么忙,还没有成绩,我们唯一的结论就是:能力还不够!

起码还没有分清楚,什么事情是重要的,应该先做;什么事情是不重要的,应该后做。什么情况下要将事情放一放,赶快去学习,而为未来去积累能量。所以,我想对大L说:不怕你忙碌,就怕你瞎忙。

其实包括我自己也一样。细细地体会一下在过去的时间里,我们有多少的日子是浪费了。有多少的日子说自己很忙很忙,没有时间去学习,当然不会做出成绩。这样的反思会更加有利于找到我们自己的方向。有了自己的方向,就不会走太多的冤枉路,找到方法,一步一步走过去就好了。

所以,我要告诉自己和大L,当事情做不好的时候,别说自己忙,如果因为忙,那就是能力不足,最起码是分清事物重要程度的能力和对自我了解的能力不足。当发现自己毛病的时候又该做什么呢,唯有更加脚踏实地的努力!努力!再努力!!!

希望以后我们都不要说:忙忙忙,真正的忙人却不说忙。

Tags: 能力, 效率